Сервис по созданию чек листов. Как создать удобный чек-лист (контрольный список) в Excel, чтобы ничего не забыть

Случайно открыл для себя интересный инструмент формирования хороших привычек. Сначала расскажу историю, а потом дам сам инструмент.

Столкнулся с такой проблемой

Я стал поздно ложиться спать, часто уже после рассвета. В результате поздно вставал, не высыпался и хуже себя чувствовал целый день. К вечеру очень уставал, но не мог уснуть и тупил в телефон. Это был замкнутый круг.

Попробовал ставить будильники и напоминалки

Начал с обычного будильника на вечер. Сигнал означал, что пора идти спать. Но будильник не помог. Он заставал меня в середине какого-нибудь дела, и я его выключал сначала с лёгким раздражением, а потом на полном автомате.

Попробовал ставить себе событие в календарь с уведомлением на экран, в почту и телефон:

А сейчас ты прекращаешь заниматься тем, чем ты там занимаешься, и идёшь спать. Иначе П*****Ц!

Уведомления приходили сразу на все устройства и звучали как оружейный залп. Первое время это производило впечатление на мозг, и он слушался. Потом пару раз залп застал меня за скайпом, который нельзя было быстро прервать, и мне пришлось проигнорировать уведомления. Уведомления перестали казаться обязательными. Скоро воспринимаемый смысл поменялся на «в течение часа надо спать». Немедленная реакция на них больше не требовалась, поэтому мозг быстро научился их игнорировать полностью. Провал!

Пора было менять тактику.

Решил собрать информацию

Завёл листик А4 с 4 строками:

• Проснулся отдохнувшим
• Встал до 10 часов
• Лёг до 24 часов
• Лёг без экранов

Положил этот листик с ручкой на стол в ванной. Утром мозг видел листик и на автомате ставил 4 закорючки.

Несколько недель ничего не происходило, а потом началась магия.

1. Я заметил и прочувствовал связь: «лёг без экранов - проснулся отдохнувшим». Это придало сил.
2. Понял связь между листочком и реальностью. Появился азарт управления числовыми метриками.
3. Я больше не мог так просто игнорировать напоминалки. Раньше пропущенное напоминание исчезало навсегда. На следующий день прилетало новое, и так же исчезало без следа. А теперь всё попадает в таблицу. Пропущенные напоминания не исчезают, а суммируются.

Этот механизм оказался крайне удачным

Отдельной метрикой стало «настроение». Так я понял, что 15 минут медитации в день стабильно и надёжно повышают моё настроение на единичку. Ещё это делают музыка, общение с друзьями, мощный мотоцикл и активный спорт. Для меня это больше не «книжные» знания, а «внутренние». То есть такие, на основании которых я действую.

Дальше механизм переехал в онлайн

Переход в онлайн - это большой риск, потому что листик сам попадается на глаза каждое утро, а про программу надо специально вспоминать. Я бы начал пропускать дни, и система бы рухнула. Поэтому я заменил листик на старый айпад, оставил там всего 1 программу и положил ровно на то же место. Для надёжности создал ежедневную задачу «Заполни личный чек-лист».

Специального приложения в аппсторе не нашлось, но с функцией неплохо справились Гугл Таблицы. См. скриншот в начале поста.

Результат

Прошло уже 6 месяцев, полёт нормальный. Проблем со сном больше нет, почти все остальные показатели в зелёной зоне. Среднее настроение повысилось с 5-6 до 7-8. И для меня это не просто циферки!)

Вот финальный шаблон таблицы , можете скопировать и адаптировать под себя. Подсветка настраивается по строкам с помощью условного форматирования (conditional formatting). Но лист бумаги и ручка круче, честное слово.

30 октября 1935 года. ВВС США проводят летные испытания. На взлетную полосу выруливает модель 299, новая разработка Boeing, превосходящая своих конкурентов по многим параметрам. Самолет поднимается в воздух на 300 метров, заваливается на одно крыло, падает и взрывается. Машиной управлял опытный пилот майор Плоэр Питер Хилл.

Boeing B-17 aka Model 299

Причиной аварии стала ошибка майора, а не механическая неисправность. Модель 299 была сложнее своих предшественников. Для взлета необходимо соблюдать строгий порядок действий. Мистер Хилл, следуя по алгоритму в своем уме, забыл разблокировать управление рулями направления и высоты. Двое из пяти членов экипажа погибли, включая пилота.

Но военные не потеряли интерес к самолету. Он был идеален как бомбардировщик. Нужно было придумать, как один пилот может управлять сложной машиной и не допускать ошибок. Решением стало создание чек-листов.

Чек-лист – это контрольный список задач. По выполнении очередного пункта, он вычеркивается и начинается работа над следующим. Сегодня чек-листы используются абсолютно везде. В личном планировании, научных исследованиях, миссиях в космосе, разработке программ, тестировании и многом другом.

Можно провести аналогию случая 1935 года с жизнью каждого из нас. Если мы держим все в голове, то однажды что-то упускаем из виду. «Заваливаемся на бок и падаем», совсем как модель 299. Чек-лист – хороший инструмент, чтобы этого избежать. Тупой карандаш лучше острой памяти.

А еще лучше приложения, позволяющие составлять и управлять чек-листами. Программы могут любезно напомнить о предстоящих задачах. В приложениях можно назначать дедлайны, приоритеты задач, использовать вложения, создавать и сортировать списки. И все это легко изменить в любое время, не пачкая листов бумаги.

Большинство сервисов для создания чек-листов отличается своей простотой и интуитивно-понятным интерфейсом.

Evernote

Создание чек-листа в Evernote

Читайте также

• Trello. Хаски, который поможет вести проекты и…

Sitechco — онлайн-сервис, в котором вы можете вести свои чек-листы, взаимодействовать по ним с командой, хранить результаты, просматривать отчётность и статистику.

В данный момент, сервис находится в Beta статусе: это значит, что в нём готово далеко не всё, что нам хотелось бы, и часть функционала содержит ошибки. Но мы заранее показываем его вам, чтобы вы могли направить нас: в какую сторону следует развивать проект? Какой функционал вы хотите видеть в первую очередь?

Чтобы познакомить вас поближе, расскажем о нашем продукте: что он умеет и для чего он создан.

1. Ведение различных проектов, взаимодействие пользователей

Вы можете создавать проекты, приглашать пользователей с различными правами доступа, совместно работать над созданием и выполнением чек-листов.

2. Создание (или импорт) чек-листов

На веб-форме вы создаёте чек-листы, содержащие требуемые вам проверки, расставляете приоритеты, структурируете проверки по группам, помечаете их тегами. В данный момент окно создания/редактирования чек-листов выглядит вот так:

В этом окне вы можете импортировать тесты из текстовых файлов, перемещать тесты и группы тестов «драг-энд-дропом», использовать текстайл-форматирование.

• Разработать более стабильный и удобный импорт тестов из CSV файлов

3. Проведение тестирования по чек-листу

Для выполнения чек-листа вы указываете сборку и окружение, на которых будет проводиться тестирования, после чего можете выполнять тестирование. Для удобства сохранения результатов, вы можете указывать их для многих тестов сразу (выбирая чек-боксы по всей группе или по набору тестов).

4. Просмотр результатов тестирования

Все результаты тестирования сохраняются в базе данных, после чего вы можете их просматривать. К примеру, результаты выполнения чек-листа выглядят вот так:

Помимо этого, сейчас можно формировать отчёт по одному чек-листу, с возможностью фильтрации результатов по тегам и приоритетам. В нём вы сможете увидеть прогресс вашего продукта, изменения на протяжении нескольких сборок или между различными окружениями.

В ближайшей итерации планируется улучшить:

• Добавить несколько отчётов, в том числе по нескольким чек-листам, сборкам, с возможностью фильтрации окружений, тестировщиков, сборок

Вкратце, на этом наш вводный инструктаж заканчивается! Хотите узнать больше? Просто и создайте проект.

Если у вас будут любые идеи, пожелания, дополнения, баги — обращайтесь по адресу info@сайт — наша команда рассмотрит все предложения и ответит на все письма!

Чек-лист – фундаментальный элемент тестирования ПО. Он состоит из набора тестов, по завершении которых можно будет вынести вердикт: готов к выпуску продукт или нет. И если не готов, сказать: что именно нуждается в доработке.

Почему нельзя быть уверенным в качестве продукта, не имея чек-листа?

• Можно бесконечно долго тестировать приложение, но так и не убедиться в том, что проверено действительно все. Чтобы этого не произошло, нужно придерживаться фиксированного набора тестов, охватывающих весь функционал.
• Нельзя сделать вывод о степени готовности продукта к выпуску. Только на основе чек-листа можно увидеть в процентах, какая часть общего функционала работает корректно.
• В силу ограниченности человеческой памяти и внимания без чек-листа практически невозможно сказать со 100% уверенностью, какие именно компоненты продукта уже проверялись, а какие все еще нуждаются в проверке.
• Без фиксированного набора тестов нельзя оценить затраты времени, необходимые для проведения тестирования.

Чек-лист создается на основе Спецификации требований программного обеспечения . Определяя набор необходимых тестов, следует руководствоваться тремя основными правилами:

1. Чек-лист должен охватывать весь функционал разрабатываемого продукта. Ни одно заявленное в спецификации требование не должно остаться без внимания.
2. Число тестов нужно минимизировать. Чем больше требований проверяется одним тестом — тем лучше.
3. Набор тестов должен не повторять требования, а проверять их.

Когда следует приступать к созданию чек-листа?

На завершающем этапе создания Спецификаций. Замечания QA-специалиста нужно обсудить и внести в требования до начала процесса разработки. Иначе возрастает риск потратить несоизмеримо больше ресурсов на переделку уже реализованных модулей или выдать продукт, который не соответствует ожиданиям заказчика.

Как мы создаем и ведем чек-листы в Magora Systems?

Случалось ли Вам ловить себя на мысли, что Вы повторяете что-то сотруднику не в первый раз?

Или замечать, что при выполнении знакомого задания сотрудники делают одни и те же досадные ошибки, попусту растрачивая время?

Если да — тогда самое время поручить сотрудникам составление чек листов.

Чек лист (Check list — контрольный список) - список, содержащий ряд необходимых проверок для какой-либо работы. Отмечая пункты списка, сотрудник может узнать о состоянии/корректности выполнения этой работы.

Важность чек листов трудно переоценить. Каким бы опытным ни был сотрудник, в спешке он может легко забыть важную деталь. Возьмем, к примеру, распространённую ситуацию — подготовка к участию в выставке. Это очень дорогостоящее мероприятие. Одна упущенная деталь — не напечатанные вовремя флаера — может стоить половины бюджета.

Чек листы могут применяться в самых разных сферах : существуют чек листы для официантов, для пилотов, для маркетологов, для веб-дизайнеров.

Ниже правила создания чек листов, которые помогут Вашим сотрудникам создать полезный и качественный инструмент.

Правила составления чек листов

1. Один пункт — одна операция

Пункты чек листа — это минимальные полные операции. Что это значит?

Заказать изготовление визиток и и доставить визитки в офис — это 2 разные операции.

Поэтому, в чек листе они отображаются отдельными пунктами:

визитки заказаны

визитки доставлены в офис

2. Пункты написаны в утвердительной форме

Целью чек-листа является проверка готовности, поэтому лучше составлять пункты в утвердительной форме — “заказаны, доставлены”. Сравните формулировку:
“заказать визитки” и “визитки заказаны”. Второй вариант требует большей ответственности.

3. Оптимальное количество пунктов — до 20

Чек листы не должны быть длинными. Оптимальное количество пунктов — до 20. Если требуется, лучше разбить задачу на несколько этапов и составить к каждому этапу отдельный чек лист.
Пример чек листа:

Эффективное внедрение чек листов

1. Тестирование

После составления чек листа, пройдите мысленно все пункты вместе с сотрудником. Допишите то, что было упущено. Расставьте пункты в правильном порядке. Внесите правки.

2. Оформление

Чек лист должен выглядеть эстетично — тогда с ним будет приятней работать.

3. Удобный доступ

Организуйте общий доступ сотрудникам к документам, чтобы в нужный момент их легко можно было распечатать. Отпечатайте получившийся список в виде таблицы (если чек лист заполняется каждый день).

Преимущества использования чек листов

• Структурирование информации в голове сотрудника. При записывании необходимых действий, у сотрудника чётко вырисовывается нужная последовательность задач.
• Повышение скорости обучения новых сотрудников. Не нужно повторять в сотый раз последовательность операций. Достаточно провести короткий инструктаж и дать чек лист для самостоятельной работы.
• Высокий результат, уменьшение числа ошибок. Как уже говорилось в начале статьи, чек листы помогают избежать проколов и ошибок по невнимательности.
• Взаимозаменяемость сотрудников.
• — сотрудники будут значительно меньше времени тратить на переделывание задач.

Примеры полезных чек листов для бизнеса в интернете

Создавая чек-лист, помните: Вы создаете его в первую очередь для сотрудника, он должен интуитивно понимать что к чему и не теряться среди всех прописанных вами пунктов. А уже анализ выполнения задач лучше проводить с помощью специализированных програм. Например, Yaware.TimeTracker , которая позволяет не только создавать и делегировать проекты и задачи, но и контролировать их на всех этапах выполнения, анализировать статистику и продуктивность каждого сотрудника. Попробывать новый функционал можно . Или зарегистрируйтесь и получите 14 дней бесплатного пользования — протестируйте прежде, чем купить!

Попробовать Yaware.TimeTracker бесплатно14 дней, все включено